Francesco Giammanco

Slack e Trello, per comunicare e coordinare online

Slack è una piattaforma online di messaggistica dedicata a migliorare la qualità delle informazioni condivise dal team. Il tool si occupa di integrare diversi canali di comunicazione, e ne implementa anche di esterni.

La piattaforma è presente come servizio in cloud per PC, Mac, mobile iOS e Android.

Come si usa Slack?

Il punto più difficile è comprendere che Slack NON ragiona per account ma per workspace, di conseguenza è possibile utilizzarlo in due modi:

Per essere precisi, una mail può essere aggiunta o creare un qualsiasi numero di workspace, ma non per questo i vari spazi saranno connessi tra loro. Gli unici elementi visibili e condivisi tra gli spazi sono la foto, la e-mail, e quelle informazioni che vengono chiamate profilo, ma che non sussistono fuori dalle workspace, come accade invece per un profilo Facebook.

Per essere accettato in un workspace basta conoscerne l'URL, mentre nel secondo caso bisogna creare una URL valida e fornire i dati per la creazione dell'account (nome, e-mail).

Slack è diviso in canali (Channel) e chat private (Direct Messages) ed entrambe le sezioni sono espandibili.

Di fatto l'utilizzo della piattaforma comprende la possibilità di utilizzare i canali per mettere in comunicazione più persone, e le chat private per poter impartire istruzioni singolarmente.

Ogni canale comprende di base un canale random e uno general, che di norma vengono utilizzate per scherzare (il primo) e per fornire informazioni generali sul progetto (il secondo).

Channel e Direct Messages

I canali sono personalizzabili ed è possibile includere/escludere i membri del team prescelti, così da poter creare dei settori indipendenti e specializzati.

Ogni canale può integrare diverse app (lo vedremo più avanti), essere impostata su mute in modo da non ricevere aggiornamenti, rendere il canale privato o effettuare una call di gruppo (servizio a pagamento, fino a 15 persone).

I Direct Messages hanno le stesse funzioni dei canali ma possono utilizzare da subito le chiamate online. Di fatto l'unica differenza tra i due strumenti è la capacità da parte dei canali di poter gestire più persone contemporaneamente.

Emoji e altro

Slack comprende tutte le integrazioni "sociali" per rendere gradevole una discussione. Si tratta quindi di una chat "completa", se la rapportiamo a quelle delle piattaforme social più utilizzate.

Preferenze del canale e account

Slack non è pensato per mettere in primo piano il profilo dell'utente ma nonostante tutto riesce comunque ad offrire una serie di personalizzazioni utili a rendere più facile navigare all'interno della piattaforma.

Apps

Molti dei programmi più famosi hanno deciso di integrare i propri servizi su Slack. Di fatto esiste un numero (limitato per gli account gratuiti e illimitato per gli altri) di applicazioni che si possono aggiungere singolarmente alle singole chat o direttamente ai canali.

Tra i programmi più utili c'è sicuramente Google Drive, Calendar, Trello, GitHub, Zendesk, Asana, Outlook, Gmail e moltissimi altri.

Perché l'integrazione abbia successo bisogna accettare la richiesta di connessione tra i software, e poi operare in entrambi seguendo le disposizioni fornite.

Per quanto riguarda Trello, la chat di Slackbot fornisce informazioni sull'integrazione e sui comandi aggiunti.

Analytics di Slack

Tiene conto degli utenti all'interno di ogni canale, del numero di visite ricevute dalla board, tutte le informazioni sugli account connessi.

Customize

Si tratta di una serie di pannelli, 5 per la precisione, che modificano le impostazioni sulla presenza delle emoji, sugli status, e sull'icona del progetto.

Hotkeys di Slack

Si tratta delle scorciatoie da tastiera da inserire in chat e canali per operare più velocemente. La lista non è completa e penso non potrà mai essere tale perché ogni tool che viene integrato sviluppa nuovi shortcuts propri.

Plans

I plans servono prevalentemente ad aumentare il numero di app utilizzabili all'interno di un workspace, all'utilizzo delle chiamate multiutente, all'autenticazione per i servizi Google, e tutti quei servizi che servono per permettere l'accesso a guest (ospiti) di altre aziende o freelancers che collaboreranno con uno o più canali del progetto.

I pagamenti sono mensili e relativi al singolo utente. Le soluzioni più semplici partono dai 6,25€ mese/utente per un'iscrizione annuale.

Trello

Trello è un tool nato per sopperire al bisogno di gestire le attività di piccoli e grandi team.

Essendo strutturato come uno strumento compatibile con il metodo kanban ha la funzione di ordinare i task (chiamati cards o schede) e di svolgere le mansioni e le revisioni delle stesse nel modo più efficiente possibile.

Come funziona Trello?

Si tratta di un tool abbastanza intuitivo, a cui si può accedere dopo essersi registrati online. Esiste una anche versione desktop, ma Trello da sicuramente il meglio nella versione in cloud e la possibilità di accedervi sia da mobile.

Una volta registrato l'account bisogna creare una Bacheca (o Dashboard per chi non avesse ancora attivata la lingua italiana), un gruppo o un gruppo business e inserire all'interno i membri del team e le liste e i task.

Account

In alto a destra si trovano le opzioni dell'account, uno spazio che raramente verrà visitato. A parte le classiche informazioni e le impostazioni sulla lingua, questa sezione contiene anche l'elenco delle attività compiute, i gruppi creati e frequentati e le opzioni per poter attivare la versione Business di Trello.

Dashboard, gruppi e gruppi business

L'unità base su cui operare come ho già specificato è la dashboard, su cui impostare le operazioni da compiere o da far compiere.

Nel caso in cui i membri del team fossero divisi in unità operative differenti è il caso di adoperare un gruppo, un insieme che contiene al suo interno bacheche e che può attingere agli account del team già registrati, e amministrarli inserendoli a piacimento dove serve.

Infine, con l'unica differenza relativa ai power-ups installabili (spiegherò dopo cosa sono), il gruppo business ne ha accesso illimitatamente contro una sola installazione possibile per i gruppi e le dashboards gratuite.

Versione Business di Trello

Modelli (Template)

Si tratta dell'ultima innovazione introdotta su Trello, ossia la possibilità di importare template già pronti da studiare e riadattare alle proprie abitudini. I modelli sono divisi in categorie e con molta probabilità continueranno ad aumentare di numero.

Consiglio a tutti coloro che devono sviluppare un lavoro in team basato su uno dei tradizionali workflow di controllare se non esista già all'interno o all'esterno del tool (ma sempre creati con Trello). E' facile imbattersi in link di guide visionabili da chiunque abbia un account.

Per farlo, basta impostare una bacheca come pubblica e recuperare il link da condividere presso menu > altro > link da questa bacheca.

Come creare una board, task e liste

Dalla pagina principale basta cliccare su bacheche > Crea nuova bacheca, aggiungere un titolo e iniziare

Dopo la creazione bisogna cominciare ad ordinare i task all'interno delle liste. Per farlo, basta cliccare su aggiungi un'altra lista, ripetere l'operazione quante volte si vuole e poi cominciare a categorizzare i task.

Per crearli basta cliccare su Aggiungi un'altra scheda come visibile nell'immagine sovrastante e scegliere un nome appropriato all'attività.

Per tutti coloro che invece sono fan della personalizzazione grafica degli strumenti, il background della bacheca può essere modificato aggiungendo una delle migliaia di immagini presenti all'interno del tool.

Oppure, forse meno professionale ma sicuramente d'impatto si possono selezionare degli adesivi da aggiungere ai task trascinandoli dal menu fino all'elemento selezionato.

Utilizzare al meglio i task (schede)

Se categorizzare le schede è molto semplice lo è meno utilizzare al meglio i task.

Apparentemente l'elemento sembra solo un nome, ma cliccandoci sopra si scopre che i task sono unità espandibili in cui lasciare messaggi per gli altri membri del team, inserire una copertina per rendere più visibile l'elemento, aggiungere date di scadenza e quanto più necessario e aggregabile grazie ai power-ups.

Trello è uno strumento di perfezionamento delle attività selezionate all'interno del progetto, e come tale fornisce tutti le opzioni disponibili per ottenere ciò che si vuole.

Power-ups

Si tratta di sub-tools, ossia di strumenti da integrare all'interno della bacheca.

Esistono una serie di tools che valgono sicuramente la pena di essere utilizzati sempre (calendario, connessione con slack, google drive, slack), ma tanti altri che possono risolvere problemi specifici grazie all'utilizzo di piccoli bots in grado di rendere più efficienti le operazioni di inserimento e spostamento delle schede.

Butler

Butler è un pannello per l'integrazione di automazioni in grado di inserire degli attivatori validi all'interno della bacheca (come ad esempio compiere un'azione in risposta alla cancellazione di una scheda), l'inserimento di bottoni in grado di replicare un'operazione salvata precedentemente, ma anche creare un trigger dedicato alla temporalità degli eventi da gestire.

I pannelli sono semplici e le operazioni facili da riconoscere, ma nonostante questo consiglio di passare un bel po di tempo ad utilizzare lo strumento per renderlo realmente efficace e non solo mentalmente attrattivo.