Trello, per gestire e coordinare le attività

Trello il tool per i team

Trello è un tool nato per sopperire al bisogno di gestire le attività di piccoli e grandi team.

Essendo strutturato come uno strumento compatibile con il metodo kanban ha la funzione di ordinare i task (chiamati cards o schede) e di svolgere le mansioni e le revisioni delle stesse nel modo più efficiente possibile.

Come funziona Trello?

Si tratta di un tool abbastanza intuitivo, a cui si può accedere dopo essersi registrati online. Esiste una anche versione desktop, ma Trello da sicuramente il meglio nella versione in cloud e la possibilità di accedervi sia da mobile.

Una volta registrato l’account bisogna creare una Bacheca (o Dashboard per chi non avesse ancora attivata la lingua italiana), un gruppo o un gruppo business e inserire all’interno i membri del team e le liste e i task.

Account

In alto a destra si trovano le opzioni dell’account, uno spazio che raramente verrà visitato. A parte le classiche informazioni e le impostazioni sulla lingua, questa sezione contiene anche l’elenco delle attività compiute, i gruppi creati e frequentati e le opzioni per poter attivare la versione Business di Trello.

Dashboard, gruppi e gruppi business

L’unità base su cui operare come ho già specificato è la dashboard, su cui impostare le operazioni da compiere o da far compiere.

Nel caso in cui i membri del team fossero divisi in unità operative differenti è il caso di adoperare un gruppo, un insieme che contiene al suo interno bacheche e che può attingere agli account del team già registrati, e amministrarli inserendoli a piacimento dove serve.

Infine, con l’unica differenza relativa ai power-ups installabili (spiegherò dopo cosa sono), il gruppo business ne ha accesso illimitatamente contro una sola installazione possibile per i gruppi e le dashboards gratuite.

Versione Business di Trello
Versione Business di Trello

Modelli (Template)

Si tratta dell’ultima innovazione introdotta su Trello, ossia la possibilità di importare template già pronti da studiare e riadattare alle proprie abitudini. I modelli sono divisi in categorie e con molta probabilità continueranno ad aumentare di numero.

Modelli di Trello

Consiglio a tutti coloro che devono sviluppare un lavoro in team basato su uno dei tradizionali workflow di controllare se non esista già all’interno o all’esterno del tool (ma sempre creati con Trello). E’ facile imbattersi in link di guide visionabili da chiunque abbia un account.

Per farlo, basta impostare una bacheca come pubblica e recuperare il link da condividere presso menu > altro > link da questa bacheca.

Come creare una board, task e liste

Dalla pagina principale basta cliccare su bacheche > Crea nuova bacheca, aggiungere un titolo e iniziare

Dashboard di Trello

Dopo la creazione bisogna cominciare ad ordinare i task all’interno delle liste. Per farlo, basta cliccare su aggiungi un’altra lista, ripetere l’operazione quante volte si vuole e poi cominciare a categorizzare i task.

Per crearli basta cliccare su Aggiungi un’altra scheda come visibile nell’immagine sovrastante e scegliere un nome appropriato all’attività.

Per tutti coloro che invece sono fan della personalizzazione grafica degli strumenti, il background della bacheca può essere modificato aggiungendo una delle migliaia di immagini presenti all’interno del tool.

Oppure, forse meno professionale ma sicuramente d’impatto si possono selezionare degli adesivi da aggiungere ai task trascinandoli dal menu fino all’elemento selezionato.

Utilizzare al meglio i task (schede)

Se categorizzare le schede è molto semplice lo è meno utilizzare al meglio i task.

Apparentemente l’elemento sembra solo un nome, ma cliccandoci sopra si scopre che i task sono unità espandibili in cui lasciare messaggi per gli altri membri del team, inserire una copertina per rendere più visibile l’elemento, aggiungere date di scadenza e quanto più necessario e aggregabile grazie ai power-ups.

Trello è uno strumento di perfezionamento delle attività selezionate all’interno del progetto, e come tale fornisce tutti le opzioni disponibili per ottenere ciò che si vuole.

Power-ups

Si tratta di sub-tools, ossia di strumenti da integrare all’interno della bacheca.

Esistono una serie di tools che valgono sicuramente la pena di essere utilizzati sempre (calendario, connessione con slack, google drive, slack), ma tanti altri che possono risolvere problemi specifici grazie all’utilizzo di piccoli bots in grado di rendere più efficienti le operazioni di inserimento e spostamento delle schede.

Butler

Butler è un pannello per l’integrazione di automazioni in grado di inserire degli attivatori validi all’interno della bacheca (come ad esempio compiere un’azione in risposta alla cancellazione di una scheda), l’inserimento di bottoni in grado di replicare un’operazione salvata precedentemente, ma anche creare un trigger dedicato alla temporalità degli eventi da gestire.

I pannelli sono semplici e le operazioni facili da riconoscere, ma nonostante questo consiglio di passare un bel po di tempo ad utilizzare lo strumento per renderlo realmente efficace e non solo mentalmente attrattivo.

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